忘年会・飲み会の幹事、会費の決め方と集金のやり方【回収の例文つき】

店を決めて、日程を調整して、人数を確定させる。幹事の仕事はそこで終わりません。

終わらないのはお金です。会費をいくらにするか、いつ集めるか、1 人まだ払っていない。この 3 つだけが飲み会のあとまで残ります。

やることは多くないのですが、順番を間違えると詰まります。

会費を「合計 ÷ 人数」で決めてはいけない

ふたりで割るときは、端数を丸めないのが実際の多数派です。自社アプリの立替 8,871 件を数えたら、端数のある 4,200 件のうち 100 円単位に丸め直していたのは 0 件でした（内訳は 割り勘の端数はどうする？ にあります）。

ところが幹事のときは、この判断が逆になります。

8 人で 30,800 円を割ると 1 人 3,850 円。ここで 3,850 円を会費にすると、全員が 50 円玉を持っている前提になります。持っていない人がいればお釣りが必要で、幹事が小銭を用意することになる。

さらに悪いのは、合計が端数で割り切れないときです。30,805 円を 8 人で割ると 3,850.625 円。1 人だけ 1 円多く払う人が出て、その 1 円を説明する時間が生まれます。

ふたりなら 1 円の端数は無視できますが、人数が増えると 1 円が受付を止める。だから順番を変えます。

やる順番

1. 店の見込み総額を調べる（コース料金 × 人数、飲み放題の有無）
2. 人数で割る（30,800 円 ÷ 8 人 = 3,850 円）
3. 切り上げて 100 円単位か 500 円単位にする（3,850 円 → 4,000 円）
4. それを会費として告知する
5. 実際の合計との差額は、幹事が持つか次回に回す

会費が 4,000 円なら、全員が 1,000 円札 4 枚で払えます。お釣りの用意がゼロになる。これだけで当日の受付が別物になります。

見込み単価	会費（100 円単位）	会費（500 円単位）	お釣りの要否
3,850 円	3,900 円	4,000 円	500 円単位なら不要
4,320 円	4,400 円	4,500 円	500 円玉が要る
5,180 円	5,200 円	5,500 円	500 円玉が要る
2,940 円	3,000 円	3,000 円	不要

1,000 円で割り切れる会費がいちばん楽です。4,000 円・5,000 円に寄せられるなら、多少余っても寄せたほうが当日が速い。

集金はいつやるか

タイミングで回収率が変わります。

タイミング	向いている人数	利点	弱点
前払い（開催前に送金・振込）	10 人以上	当日の受付が消える。欠席のキャンセル料も揉めない	手段を 1 つに決める告知が要る
当日（集合時か乾杯前）	6 人以下	全員が揃っていて取りこぼしがない	お釣りの用意が必要
後日（解散後に回収）	向かない	当日の手間がゼロ	回収率がいちばん落ちる

避けたいのは後日です。解散した翌日から、全員の関心が下がります。

集めるのは「乾杯の前」か「会が始まる前」。会計のあとに集めると、酔っている人から現金を受け取ることになり、誰からもらったか分からなくなります。

当日に集めるなら、会計より先

会計のタイミングで集金すると、店の列で待たせることになります。

集合した時点で集めてしまい、幹事が全額を立て替えて会計する。この形なら、受付と会計が重なりません。立て替えた分の管理は 1 人ぶんの話になるので、記録も単純です。

集めるのは乾杯の前。会計のあとに集めると、誰からもらったか分からなくなる。

集める手段を 1 つに決める

複数の手段を許すと、現金とアプリの両方を数えることになります。幹事の負担はここで倍になる。

告知の時点で、手段を 1 つ書きます。

• 現金 — 全員が確実に払える。幹事がお釣りと保管を引き受ける
• 送金アプリ — お釣りが消える。全員が同じアプリを使っている必要がある
• 振込 — 記録が残る。手数料と口座番号の共有という手間が増える

人数が多ければ送金アプリが速いのですが、ひとつ注意があります。LINE Pay の送金機能は 2024 年 9 月に終了しました（国内の決済サービス自体も 2025 年 4 月 30 日までに順次終了し、PayPay へ一本化）。いまも「LINE Pay で集めよう」と書いてある記事は、情報が古いままです。

足りなかったとき・余ったとき

足りなかったとき

その場で 1 人ずつ追加を集めるのは最後の手段です。会計の列が止まり、店にも迷惑がかかります。

• 1 人あたり数十円の不足 — 幹事が持つ。説明しないほうが早い
• 1 人あたり数百円以上の不足 — 解散前に一度だけ「1 人 200 円ずつお願いします」と言う
• 大きく不足した — 会費の切り上げが足りなかったので、次回は 500 円単位にする

余ったとき

余りの扱いは、集める前に宣言しておきます。後から決めると使い込みを疑われます。

• 1 人あたり 100 円未満 — 返す手間のほうが大きい。次回に繰り越す
• 1 人あたり 500 円以上 — 返したほうがいい金額。解散前に配る
• 二次会がある — 二次会の原資にすると伝えておく

言い方はこれで足ります。

回収が遅れている人への一言

いちばん気が重いところですが、書くことは決まっています。金額と期限だけです。理由や感情を足すと、かえって読みにくくなります。

全員宛てに同じ文を送るのが、いちばん角が立ちません。払っていない人だけが反応します。

相手別の言い方をもっと細かく分けたものは 立て替えたお金を返してもらう言い方 にあります。

幹事が全額を立て替えるときの注意

集金を前払いにしない場合、幹事が一時的に数万円を負担します。

• 金額を記録する — 誰からいくら受け取ったかを、その日のうちに残す
• 現金とアプリを混ぜない — 混ぜると数え直しが必要になる
• 領収書は幹事が持つ — 会社の経費で落とすなら宛名を先に確認する

記録を後回しにすると、翌日には「あの人からもらったか」が分からなくなります。金額が合わないときの切り分けは 割り勘の計算がおかしいとき に書いた手順が使えます。

人数ぶんの計算だけ先に確かめたいなら、割り勘・立替の精算計算機 がブラウザで動きます。インストールも登録も要りません。

ふたりわりは、ふたり専用の立替記録アプリです。大勢の集金用ではありませんが、幹事をやったあとにパートナーとの立替が混ざったときの切り分けには使えます。記録は 10 秒、完全無料。登録はどちらも要りませんが、招待する相手にも App Store / Google Play からインストールしてもらう必要があります。

まとめ

1. 会費は「合計 ÷ 人数」で決めない。割ってから端数を処理すると 1 人だけ 1 円多い人が出る
2. 順番は逆。見込み単価を切り上げて 100 円単位か 500 円単位にして告知する
3. いちばん楽なのは 1,000 円で割り切れる会費。お釣りの用意がゼロになる
4. 切り捨てを選ぶと差額は幹事が負担する。切り上げて余らせるほうが扱いやすい
5. 集めるのは 10 人以上なら前払い、6 人以下なら当日。後日は回収率がいちばん落ちる
6. 当日に集めるなら会計より先、乾杯の前。酔ったあとに集めると記録が残らない
7. 手段は 1 つに決める。LINE Pay の送金は 2024 年 9 月に終了しているので使えない
8. 余りの扱いは集める前に宣言する。後から決めると疑われる
9. 回収の催促は金額と期限だけ。全員宛てに同じ文を送ると名指しを避けられる

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